Multas de la STPS por no registrar la jornada: cuánto puede costarte llegar a 2027 con un Excel improvisado
La reforma laboral ya contempla sanciones por incumplir el registro electrónico de jornada. El riesgo no es usar Excel, sino no poder demostrar qué ocurrió, quién corrigió y qué evidencia conservas.
10 de septiembre de 2026 · 8 min de lectura
Seguir en Excel en 2027 no necesariamente será gratis.
Y no porque la nueva Ley Federal del Trabajo diga que “Excel está prohibido”. No lo dice.
El problema aparece cuando una empresa confunde tener horas anotadas con poder acreditar cómo se registró realmente la jornada de cada persona.
Hoy quizá tienes una hoja con nombres, horarios y algunas fórmulas. Funciona. Nadie se queja. RH corrige una celda cuando alguien olvidó registrar su salida y el viernes se manda el archivo a nómina.
Entonces llega una pregunta incómoda:
Si mañana la autoridad te pide demostrar quién entró, quién salió, qué se corrigió y cuál era el registro original, ¿tu archivo podría hacerlo?
A partir de 2027, esa pregunta deja de ser solamente administrativa.
La obligación ya está en la Ley Federal del Trabajo
El decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de mayo de 2026 adicionó la fracción XXXIV al artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo.
La disposición obliga a la persona empleadora a:
- registrar electrónicamente la jornada laboral de cada persona trabajadora;
- incluir el horario de inicio y finalización;
- proporcionar el registro a la autoridad cuando sea requerido.
También establece algo especialmente importante: la Secretaría del Trabajo y Previsión Social deberá emitir disposiciones de carácter general para determinar el ámbito de aplicación y las excepciones de esta obligación.
El propio decreto señala que esas disposiciones entrarán en vigor el 1 de enero de 2027.
Esto obliga a hacer una distinción que muchas publicaciones están pasando por alto:
la ley ya creó la obligación y la sanción, pero no es responsable inventar hoy requisitos técnicos que la STPS todavía debe precisar mediante sus disposiciones generales.
Por eso tampoco puede afirmarse seriamente que cualquier Excel “ya cumple”, ni que Excel por sí mismo “no cumple”.
Dependerá de cómo se lleve el registro y de lo que finalmente exija la autoridad.
Entonces, ¿de cuánto estamos hablando?
| Concepto | Equivalente con UMA 2026 |
|---|---|
| 250 UMA | $29,327.50 |
| 1,000 UMA | $117,310.00 |
| 5,000 UMA | $586,550.00 |
“Pero somos una empresa pequeña. La STPS ni viene.”
Esa es precisamente la apuesta que vuelve peligroso dejarlo para después.
La reforma no establece una excepción automática simplemente por ser una PyME. El artículo 132 deja a la STPS la definición del ámbito de aplicación y de las excepciones que correspondan.
Además, la legislación laboral contempla mecanismos para denunciar incumplimientos. El artículo 1003 permite a trabajadores, empleadores y organizaciones sindicales denunciar violaciones a las normas del trabajo, mientras que la inspección laboral contempla visitas ordinarias y extraordinarias para vigilar su cumplimiento.
No necesitas imaginar una brigada de inspectores recorriendo aleatoriamente todos los negocios del país.
Puede existir un conflicto laboral.
Una denuncia.
Una revisión.
Una diferencia sobre horas extraordinarias.
O simplemente un requerimiento de información.
Y entonces la pregunta deja de ser:
“¿Qué tan probable es que me inspeccionen?”
para convertirse en:
“Si me piden la evidencia, ¿qué tengo para entregar?”
El verdadero problema de tu Excel no es que sea Excel
Excel puede ser una excelente herramienta.
Para una empresa pequeña puede resolver inventarios, presupuestos, proyecciones, conciliaciones y decenas de procesos sin necesidad de comprar software especializado.
El problema empieza cuando una hoja de cálculo se utiliza para un proceso que necesita evidencia, trazabilidad y responsabilidades claras.
Imagina esta situación:
El lunes, Laura registró salida a las 18:03.
El martes alguien detecta que, según ella, realmente salió a las 19:15.
El miércoles RH abre el archivo y cambia 18:03 por 19:15.
Ahora responde:
- ¿cuál fue el registro original?
- ¿quién hizo el cambio?
- ¿cuándo lo hizo?
- ¿por qué?
- ¿Laura solicitó la corrección?
- ¿alguien la autorizó?
- ¿puedes demostrarlo seis meses después?
Si la respuesta depende de buscar mensajes en WhatsApp, preguntarle a quien modificó el archivo o revisar versiones guardadas con nombres como Asistencia_FINAL_v3_ahorasi.xlsx, no tienes solamente un problema de formato.
Tienes un problema de evidencia.
Una buena herramienta de registro no debería impedir corregir errores. Debería impedir que la corrección borre la historia.
El registro también puede protegerte en un conflicto laboral
Hay otra razón para no pensar en esto únicamente como “un requisito de la STPS”.
La propia reforma establece que el contenido del registro electrónico puede tener pleno valor probatorio cuando se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora.
Esto importa porque la jornada ya es un tema relevante en controversias laborales.
El artículo 784 de la LFT coloca sobre el patrón la carga de acreditar determinados hechos cuando existe una controversia, incluyendo la jornada ordinaria y extraordinaria en los supuestos señalados por la ley. El artículo 804, además, contempla la conservación y exhibición en juicio de los controles de asistencia cuando se llevan en el centro de trabajo.
Así que el costo de un registro deficiente no termina necesariamente en una multa.
También puede aparecer como:
- horas administrativas reconstruyendo información;
- dificultad para explicar modificaciones;
- discrepancias entre nómina, horarios y asistencia;
- menor capacidad para defender lo que realmente ocurrió;
- conflictos sobre retardos, faltas u horas extraordinarias;
- dependencia de conversaciones dispersas y archivos personales.
Por eso prepararse para 2027 no debería consistir en “comprar un checador”.
Debería consistir en construir un proceso que puedas explicar y demostrar.
Qué puedes hacer desde ahora sin esperar al 31 de diciembre
No necesitas implementar un proyecto gigantesco. Puedes empezar revisando cuatro cosas.
Paso 1
Define cómo se registrará la jornada
¿Web? ¿Aplicación? ¿Kiosco? ¿Una herramienta que tu equipo ya utiliza? El canal importa menos que poder identificar claramente a la persona y conservar el inicio y finalización de su jornada.
Paso 2
Define qué ocurre cuando alguien se equivoca
Las personas olvidan registrar entradas. También salidas. Un sistema real necesita permitir correcciones. La pregunta importante es si esas correcciones dejan evidencia de: qué decía el registro; qué se solicitó cambiar; quién pidió la corrección; quién la autorizó; cuándo ocurrió.
Paso 3
Documenta el acuerdo con tu equipo
No conviertas el registro en una herramienta que aparece de un día para otro. Explica: qué se registrará; para qué se utilizará; quién tendrá acceso; cómo se corregirán errores; qué responsabilidad tiene cada persona. Además de ayudar a la adopción, esto cobra especial relevancia porque la reforma vincula expresamente el acuerdo entre persona trabajadora y empleadora con el valor probatorio del registro.
Paso 4
No confundas “guardar datos” con “conservar evidencia”
Una base de datos con 10,000 registros puede ser igual de débil que una hoja de Excel si cualquiera puede cambiar información sin dejar rastro. Busca trazabilidad. Originales. Historial. Responsables. Fechas. Y capacidad de generar la información cuando sea requerida.
El mejor momento para descubrir que tu proceso no funciona no es durante una inspección
Durante 2026 todavía hay tiempo para probar.
Puedes detectar qué pasa cuando alguien olvida checar.
Qué haces con vacaciones.
Cómo documentas un permiso.
Quién autoriza una corrección.
Qué ocurre con una jornada extraordinaria.
Y qué tan difícil sería entregar varios meses de evidencia si mañana te la solicitaran.
Eso cuesta mucho menos que improvisarlo cuando ya existe un requerimiento.
El objetivo no es vivir con miedo a una multa. Es llegar a 2027 sabiendo exactamente qué estás registrando y por qué puedes confiar en esa información.